1. Responsable du traitement
Christine Baluteau, entrepreneur individuel exploitant KristUnion. Coordonnées professionnelles : 6, rue de la Richardière, Moutardon, 16700 Nanteuil-en-Vallée, France ; contact@kristrencontre.com ; +33 6 14 57 79 23. Les informations d’immatriculation figurent dans les mentions légales.
2. Ce qui est collecté, et pourquoi
Les informations recueillies via Typeform servent à l’inscription, au suivi et à l’accompagnement par l’agence. Elles peuvent comprendre vos nom et prénom, vos coordonnées (e-mail et téléphone), des informations personnelles et vos préférences relationnelles. Elles permettent de prendre connaissance de votre demande, préparer un entretien et vous recontacter. L’inscription gratuite constitue une demande préalable à un éventuel contrat.
Après signature, des données complémentaires peuvent être nécessaires au suivi de votre formule : notes d’entretien, critères, propositions de profils, retours sur les mises en relation, éléments administratifs et paiements. Les champs obligatoires et facultatifs doivent être indiqués dans le formulaire, avec les conséquences d’une absence de réponse.
3. Bases juridiques
Les traitements nécessaires à votre demande et à l’accompagnement reposent, selon leur finalité, sur les démarches précontractuelles que vous demandez ou sur l’exécution du contrat. Les obligations administratives et comptables relèvent des obligations légales applicables. Certains traitements peuvent reposer sur un intérêt légitime, après appréciation des droits des personnes. Lorsqu’un consentement est requis, il doit être recueilli séparément pour la finalité concernée.
4. Informations sensibles
Certaines réponses peuvent concerner notamment la santé, la religion ou l’orientation sexuelle et nécessitent des conditions de traitement renforcées. Le consentement explicite, lorsqu’il constitue le fondement approprié, doit être spécifique et distinct. Évitez de communiquer des informations sensibles qui ne sont pas utiles à la demande.
Avant ouverture au public : contrôler les questions Typeform, leur nécessité et les consentements correspondant aux données sensibles. La simple acceptation générale d’une politique ne remplace pas ces vérifications.
5. Destinataires et outils utilisés
Les données ne sont pas revendues. Les informations sont destinées aux membres autorisés de KristUnion qui en ont besoin pour leur mission. Le parcours utilise Typeform pour le formulaire, Make pour la transmission automatisée et Microsoft 365 pour le message de confirmation. Ces prestataires techniques traitent donc certaines données pour fournir leurs services. Les échanges directs par e-mail ou WhatsApp sont traités dans les services correspondants.
Les informations de présentation et les coordonnées destinées à une mise en relation sont communiquées progressivement, dans le respect des autorisations et des autres fondements applicables. Un destinataire ne reçoit pas un accès général au dossier complet d’une autre personne.
6. Transferts internationaux
L’activité internationale et certains prestataires peuvent impliquer des accès ou traitements en dehors de l’Espace économique européen. Les pays, prestataires et garanties concernés doivent être identifiés pour chaque traitement. Une présence internationale n’autorise pas une communication sans limite des dossiers.
Inventaire à finaliser : lieux de traitement de Typeform, Make, Microsoft 365, hébergement et accès de l’équipe ; accords de sous-traitance et mécanismes de transfert applicables.
7. Conservation
Demandes sans contrat signé : la demande et les données du dossier de prospection sont supprimées après un mois sans échange avec la personne, à compter du dernier échange avec elle ou, en l’absence de réponse, de la réception du formulaire. Un simple message de relance envoyé par l’agence ne prolonge pas ce délai. Les éléments strictement nécessaires à une obligation légale ou à la défense de droits sont, le cas échéant, isolés dans une archive à accès limité.
Pendant l’accompagnement : les notes, photographies et informations du dossier ne sont conservées que dans la mesure nécessaire au suivi du contrat. La conservation d’une copie de pièce d’identité fait l’objet d’un examen distinct de sa nécessité ; une vérification d’identité n’implique pas automatiquement de garder une copie pendant tout le contrat.
À la fin du contrat : les photographies et profils cessent d’être utilisés pour une recherche active. Les données devenues inutiles sont supprimées ou anonymisées. Seuls les éléments nécessaires aux obligations administratives, comptables ou à la défense de droits peuvent faire l’objet d’un archivage séparé, à accès limité et pour la durée applicable à leur finalité.
Durée de clôture définitive du dossier d’accompagnement après la fin du contrat à confirmer. La suppression après un mois d’inactivité des demandes sans suite est une règle de gestion à appliquer dans les différents outils ; aucun effacement automatique ne doit être présumé sur la seule base de cette page. Les durées des justificatifs, des archives et des journaux techniques restent à préciser.
8. Assistant d’accueil
Dans cette version, l’assistant répond à partir d’une liste de réponses fréquentes. Le texte saisi reste dans la mémoire de la page du navigateur, sans envoi à un fournisseur d’IA et sans conservation par le chatbot après fermeture ou rechargement de la page. Il ne consulte aucun dossier client. Pour une demande personnelle, utilisez les coordonnées de KristUnion.
Si une IA distante est ajoutée ultérieurement, les destinataires, les données envoyées et les durées de conservation devront être précisés avant son activation.
9. Photos et témoignages
La remise d’une photographie pour l’accompagnement n’autorise pas automatiquement sa publication. L’utilisation publique de l’image ou d’un témoignage fait l’objet de l’autorisation adaptée ; l’accord d’une personne ne vaut pas l’accord d’une autre personne identifiable.
10. Vos droits
Selon les conditions applicables au traitement, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation, vous opposer à certains usages, obtenir la portabilité et retirer votre consentement pour les traitements qui y reposent. Écrivez à contact@kristrencontre.com en précisant votre demande. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée si nécessaire.
Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL. Une demande d’effacement ne supprime pas les obligations légales de conservation applicables.
11. Sécurité et mise à jour
KristUnion met en œuvre des mesures visant à protéger les données contre les accès non autorisés. Les documents contractuels prévoient un accès limité aux personnes autorisées et des mesures adaptées à la sensibilité des dossiers. La mise en œuvre technique et organisationnelle doit être vérifiée pour les outils effectivement utilisés. Cette page sera mise à jour en cas d’évolution des traitements.